Guía del Expediente de Incapacidad Permanente 2026: Fases, puntos y qué hacer si se paraliza

¿Llevas semanas entrando en la Sede Electrónica y tu expediente no pasa del punto 3? ¿Te han iniciado el expediente de oficio tras 18 meses de baja y temes quedarte sin ingresos?

El expediente de incapacidad permanente no es solo un trámite; es un «juicio médico» con reglas estrictas. Entenderlas es la diferencia entre conseguir tu pensión o recibir un alta médica por sorpresa. En Juristas Laboralistas, especialistas en derecho laboral en Sevilla con más de 15 años de experiencia, hemos preparado esta guía para traducir lo que ocurre dentro del INSS y explicarte qué hacer en cada fase.

El inicio del expediente: ¿De oficio o a petición propia?

Muchos trabajadores entran en pánico cuando reciben una carta del INSS iniciando el expediente. Aclaremos esto:

El «mito» de los 18 meses (inicio de oficio)

Si llevas 545 días (18 meses) de baja, el INSS está obligado por ley a iniciar el expediente.

– ¡Ojo! Que abran el expediente NO significa que te hayan concedido la pensión. Solo significa que el Equipo de Valoración de Incapacidades (EVI) debe examinarte obligatoriamente. El resultado puede ser la incapacidad, pero también el alta médica inmediata.

– Tu obligación: recibirás un formulario que debes rellenar y enviar en 10 días hábiles. Es tu momento para aportar informes médicos nuevos y alegar si quieres (o no) la incapacidad.

A instancia de parte (tú lo pides)

No tienes que esperar a los 18 meses. Si tus patologías son crónicas y graves, puedes solicitarlo tú mismo vía telemática o en un CAISS.

Consejo de Juristas Laboralistas: el inicio del expediente es la «fase de instrucción». Si no aportas pruebas contundentes ahora, será difícil ganarlo después.

Los 8 «puntos» del INSS: Qué significa cada fase

El seguimiento en «Tu Seguridad Social» muestra 7 u 8 fases. Esto es lo que ocurre en cada una:

Fase 1: Estudio de solicitud y documentación

El INSS verifica que estás dado de alta y tienes los papeles en regla. Si falta algo, te pedirán que subsanes en 10 días.

Fase 2: Emisión del dictamen médico (el Tribunal)

Te citarán para pasar por el tribunal médico (EVI o ICAM).

– Lo crucial: el médico evaluador emite una propuesta (Dictamen-Propuesta). No decide él, pero su informe es determinante al 90%.

Fase 3: Propuesta de incapacidad (el punto crítico)

Aquí suelen saltar las alarmas: «Pendiente de emisión de informe de cotización para la base reguladora».

– ¿Qué significa? El INSS está calculando cuánto cobrarías (tu base reguladora) revisando tus cotizaciones reales.

– ¿Por qué desaparece el punto 3? A veces, este punto aparece como «concluido» y luego desaparece o vuelve a aparecer. No entres en pánico; suele ser un reajuste interno del sistema. Sin embargo, si pasa a concluido rápidamente, es buena señal (significa que hay algo que calcular). Si se salta este paso y va directo a resolución, podría indicar una denegación (no hace falta calcular si no te van a pagar).

Fase 4: Estudio de vida laboral y cotización

Verifican si cumples los años mínimos cotizados según tu edad («carencia»). Si es por accidente laboral, no se exige cotización previa.

Fase 5: Estudio final y propuesta de resolución

La Dirección Provincial recibe todos los informes (médico + cotización) y prepara la firma. Si estás aquí, la decisión ya está prácticamente tomada.

Fase 6: Revisión y confirmación del expediente

Un trámite de control de calidad interno.

Fase 7: Firma de la resolución

El Director Provincial firma. El proceso técnico ha terminado.

Fase 8 (No oficial): Notificación

El estado cambia a «Resuelto». Podrás ver la carta en la Sede Electrónica antes de que llegue el cartero.

Plazos: ¿Cuánto tarda realmente?

La ley dice una cosa y la realidad otra.

– Plazo máximo legal: el INSS tiene 135 días hábiles (sin contar fines de semana ni festivos) para resolver.

– El silencio administrativo: si pasan los 135 días y no tienes noticias, se considera Silencio Administrativo Negativo. Es decir, te lo han denegado tácitamente.

– ¿Qué hago si hay silencio? No sigas esperando. Tienes que demandar. El reloj corre en tu contra.

Tipos de resolución y la nueva doctrina europea

Cuando llega la resolución, hay 3 escenarios:

A) Aprobada (Reconocimiento de Grado)

Te conceden una Incapacidad (Total, Absoluta o Gran Invalidez).

– ¡Novedad legal importante! Antes, si te daban la Incapacidad Total, la empresa te despedía automáticamente. Ahora ya no. Tras una reciente sentencia del TJUE, la empresa debe intentar adaptar tu puesto de trabajo o reubicarte antes de extinguir tu contrato. No firmes ningún finiquito sin consultarnos.

B) Denegada (Alta Médica)

El escenario más temido. Te deniegan la pensión y te dan el alta médica.

– El problema: debes reincorporarte a tu puesto de trabajo inmediatamente (al día siguiente), aunque sigas sintiéndote mal.

– Estrategia de supervivencia: si no estás en condiciones de trabajar el día 1, solicita a tu empresa disfrutar de las vacaciones pendientes que has generado durante la baja. Esto te compra tiempo (pagado) para recuperarte o preparar la impugnación.

C) Demora de Calificación

El INSS cree que puedes mejorar y te da una «prórroga» de hasta 6 meses más (llegando a los 24 meses de baja). Seguirás cobrando el pago directo, pero la decisión final se pospone.

¿Tu expediente ha sido denegado o hay silencio? Tienes 30 días

Si la resolución es injusta, el sistema es implacable con los plazos. Tienes exactamente 30 días hábiles para presentar una Reclamación Previa.

– Si no reclamas a tiempo, la denegación se vuelve firme y pierdes tus derechos.

– En Juristas Laboralistas, defendemos tus intereses con una tasa de éxito del 93%. No dejamos que un formulario mal rellenado decida tu futuro.

¿Te encuentras en el «Punto 3» y no avanza?

No dejes que la ansiedad te paralice. Si el INSS no responde o te ha denegado la incapacidad, nuestro equipo en Sevilla (con servicio online para toda España) puede analizar tu viabilidad hoy mismo.