Expediente de incapacidad permanente: fases, los 8 puntos y qué hacer si se paraliza

El expediente de incapacidad permanente es el procedimiento por el que el INSS decide si tus dolencias te impiden trabajar y en qué grado. Lo abre el propio INSS o lo pides tú, pasa por el Tribunal Médico (EVI), casi siempre después de un reconocimiento médico, y termina con una resolución del director provincial, que la norma obliga a dictar en un máximo de 135 días (hábiles)

Mientras tanto, lo único que ves en la web de la Seguridad Social son puntos que se marcan como concluidos, sin una sola explicación. Es normal agobiarse cuando llevas tres semanas mirando el mismo punto 3 y nadie te dice si eso es bueno o malo. En nuestro despacho de Sevilla vemos esa pantalla casi a diario, y casi siempre se puede leer mejor de lo que parece.

¿Qué significa «tiene iniciado un expediente de incapacidad permanente»?

Significa justo eso: que hay un procedimiento abierto a tu nombre en el INSS y que todavía no está resuelto. No quiere decir que te vayan a conceder la incapacidad ni que te la hayan denegado. Se suele iniciar tras 18 meses de baja médica o a solicitud de la persona trabajadora.

Lo que de verdad te interesa saber es quién lo abrió, porque de eso depende lo que te toca hacer.

El inicio del expediente: ¿de oficio o a petición propia?

De oficio: los 18 meses de baja y otros casos

El INSS abre el expediente por su cuenta en varias situaciones. La más conocida es el agotamiento de la baja a los 545 días, los famosos 18 meses. También puede abrirlo a partir del año de baja, si considera que no te vas a curar en los seis meses de prórroga, o a petición del servicio público de salud (en Andalucía, el SAS) o de la Inspección de Trabajo.

Que se abra de oficio no significa que te vayan a dar la pensión, solo que el INSS está obligado a valorarte. Si en esta fase te piden documentación, tienes 10 días hábiles para aportarla. Y el procedimiento sigue adelante aunque no contestes, con lo que tengan.

A petición tuya (o de tu mutua)

No hace falta esperar a los 18 meses, ni siquiera estar de baja. Si tus dolencias ya son definitivas, puedes pedirla tú por el Portal de Prestaciones de la Seguridad Social, en un CAISS con cita previa o por correo. La mutua también puede pedirla en lo que le afecte. Si a tu solicitud le falta algún documento, tienes 10 días para completarla o te tendrán por desistido.

Nuestro consejo es no pedirla a ciegas. Una solicitud con informes antiguos, o con informes que enumeran diagnósticos sin explicar qué no puedes hacer, tiene muchas papeletas de acabar denegada. Antes de presentarla merece la pena una valoración de tu incapacidad permanente con tus informes encima de la mesa.

Los 8 puntos del expediente de incapacidad permanente: qué significa cada uno

Para seguir tu expediente, la Seguridad Social tiene el servicio «¿Cómo va mi prestación?» en su sede electrónica, que además te deja aportar documentación mientras la solicitud siga en plazo. Lo que sigue no es una explicación oficial del INSS: es lo que vemos, punto por punto, en los expedientes que llevamos.

Punto	Qué está pasando	Cuánto suele tardar	Qué puedes hacer
1. Estudio de solicitud y documentación	Comprueban que la solicitud está completa y que estás de alta o en situación asimilada	Poco, salvo que falte algo (10 días para aportarlo)	Contestar en plazo cualquier requerimiento
2. Emisión del dictamen médico	Reconocimiento, informe médico de síntesis y dictamen-propuesta del EVI	Es el tramo que más suele alargarse	Ir al reconocimiento con informes recientes
3. Propuesta de incapacidad	Suele verse como «pendiente de emisión de informe de cotización para la base reguladora»	Variable	Fijarte en si se marca como concluido
4. Estudio de vida laboral y cotización	Comprueban el periodo cotizado que se exige según tu edad (no se exige si viene de accidente o enfermedad profesional)	Sin plazo propio	Revisar tu vida laboral si crees que te faltan cotizaciones
5. Estudio final y propuesta de resolución	Se junta lo médico y lo económico	Sin plazo propio	Estar atento por si te dan audiencia
6. Revisión y confirmación del expediente	Control interno antes de la firma	Sin plazo propio	Nada
7. Firma de la resolución	Firma el director provincial	Sin plazo propio	Vigilar los avisos de la sede
8. Notificación	La resolución queda en la sede electrónica	10 días naturales para abrirla	Abrirla en cuanto llegue el aviso

Todo eso tiene que caber en los 135 días. Entre el dictamen del EVI y la resolución puede haber además un trámite de audiencia, con 10 días hábiles para alegar y aportar informes, aunque la norma permite saltárselo cuando no hay más pruebas que las que tú presentaste.

El punto 3: concluido, desaparecido o parado

El punto 3 es el que más preguntas genera, y tiene su lógica. Si el INSS va a reconocerte una pensión, necesita calcular tu base reguladora, la cifra sobre la que se aplica el porcentaje de cada grado. Si no hay pensión, no hay nada que calcular.

Por eso, cuando el punto 3 aparece como concluido, mucha gente lo toma como buena señal, y cuando el expediente salta del dictamen a la resolución sin pasar por él, como mala. Es una pista razonable, no una regla oficial: el seguimiento no explica qué significa cada cambio. Tampoco te alarmes si el punto 3 se marca como concluido y luego desaparece o vuelve a salir. Suele ser un ajuste interno del sistema.

¿Y si lleva semanas parado? Pongamos que Rafael, de 58 años, conductor de reparto en Alcalá de Guadaíra con una hernia discal operada, pidió la incapacidad en febrero y en junio sigue en el punto 3.

Si no se han cumplido los 135 días, el INSS está en plazo y llamar cada semana no lo acelera. Lo útil es comprobar que el expediente tiene sus últimos informes y aportarlos por la sede si todavía se puede. Si el plazo ya pasó, la cosa cambia.

Plazos: ¿cuánto tarda realmente el expediente?

La norma da al INSS 135 días para resolver y notificar, contados desde que recibe tu solicitud o desde el acuerdo de inicio si abrió él el expediente. La propia Seguridad Social habla de 135 días hábiles: no cuentan sábados, domingos ni festivos.

Cumplido ese plazo sin notificación, hay silencio administrativo negativo: a efectos legales, se entiende denegada. No es una denegación de verdad, porque el INSS sigue obligado a resolver y puede hacerlo después incluso a tu favor, pero te permite reclamar sin esperar más.

¿Reclamar ya o esperar? Depende. Si vienes de agotar la baja o de un alta con propuesta de incapacidad, sigues cobrando hasta que te notifiquen la resolución (lo vemos en el post sobre la baja médica a los 12 meses), y a veces compensa esperar unas semanas. Si no cobras nada, la balanza suele inclinarse por reclamar cuanto antes.

Si tu expediente se tramita en Sevilla

Si vives en Sevilla o en su provincia, tu expediente lo gestiona la Dirección Provincial del INSS de Sevilla (calle Sánchez Perrier, 2), que es la competente por tu domicilio, y el dictamen lo emite su EVI. No hay un plazo sevillano distinto: rigen los mismos 135 días. El lugar exacto del reconocimiento viene en la citación, que puede llegarte por SMS. Si no puedes ir por una causa justificada, avisa cuanto antes al correo que indique el mensaje.

Desde septiembre de 2026, la resolución llega por la sede electrónica

Desde el 1 de septiembre de 2026, las notificaciones del INSS sobre incapacidad permanente y sobre la baja médica son electrónicas y se hacen en la sede electrónica de la Seguridad Social, según la Orden ISM/541/2026. Se acabó esperar al cartero. Te llega un aviso por SMS o por correo a los datos que diste, pero es solo informativo: si no llega, la notificación vale igual.

La notificación se entiende hecha cuando entras a leerla y, si pasan 10 días naturales sin abrirla, se entiende rechazada. No abrirla no te protege: el procedimiento sigue y los plazos pueden empezar a correr igual. Con una denegación, puedes quedarte sin tiempo para reclamar sin haberte enterado.

Se consultan en la sede electrónica, en Mi Carpeta Ciudadana o en la DEHú, y si llevan datos de salud, como suele pasar con estas, necesitas certificado electrónico o Cl@ve permanente. En los CAISS te ayudan en persona y, si pides allí la notificación, te la pueden entregar en papel. Cuidado con los SMS falsos: entra siempre por la sede oficial, nunca por enlaces raros.

Cuando el estudio de la incapacidad está resuelto, también puedes descargar en la sede el informe médico de síntesis, en «Consultar comunicaciones telemáticas». Hazlo siempre: ahí se ve qué ha valorado el médico del INSS.

Tipos de resolución: reconocimiento, denegación o demora de calificación

El director provincial no está atado a lo que pidas. Puede reconocerte un grado mayor, uno menor o ninguno.

Te reconocen la incapacidad

La resolución fija el grado (parcial, total, absoluta o gran incapacidad, el nuevo nombre de la gran invalidez), la cuantía y la fecha desde la que se podrá pedir la revisión. Qué supone cada grado lo resumimos en el post sobre los tipos de incapacidad.

Lo que ha cambiado es lo que pasa con tu contrato. Desde el 1 de mayo de 2025, con la Ley 2/2025, una incapacidad total, absoluta o gran incapacidad ya no extingue el contrato de forma automática. Tienes 10 días naturales desde la notificación para decirle por escrito a la empresa que quieres seguir.

La empresa tiene un máximo de tres meses para adaptarte el puesto o cambiarte a otro compatible, y solo puede extinguir el contrato si la adaptación es una carga excesiva, si no hay puesto vacante compatible o si rechazas el cambio. Tienes los detalles en qué pasa con tu puesto de trabajo tras la incapacidad. Con la notificación electrónica, esos 10 días son otro motivo para abrir la sede en cuanto te avisen.

Te la deniegan y te dan el alta

Es el escenario que más miedo da. Si venías de una baja o cobrando la prolongación de sus efectos, todo termina con la notificación y tienes que volver a tu puesto, aunque pienses reclamar y te encuentres igual de mal. No presentarte puede acabar en un despido por faltas de asistencia. Si de verdad no puedes ese día, pide a la empresa disfrutar las vacaciones que tengas pendientes: si te lo acepta, ganas unos días.

Tampoco corras al médico de cabecera a pedir otra baja por lo mismo al día siguiente. Si el expediente se abrió antes de los 545 días, durante los 180 días naturales siguientes a la denegación solo la inspección médica del INSS puede darte una nueva baja por la misma dolencia o una similar.

Si ya habías agotado los 545 días, una baja nueva por lo mismo solo da derecho a cobrar pasados más de 180 días naturales desde la resolución, salvo que el propio INSS, una sola vez, te dé la baja porque considere que puedes recuperar tu capacidad de trabajo.

Te dejan en demora de calificación

Si agotaste los 545 días y hay expectativa de recuperación o de mejora con vistas a volver al trabajo, el INSS puede retrasar la calificación, como mucho hasta los 730 días desde el inicio de la baja. Mientras dura sigues cobrando, pero no se cotiza por ti. Más detalle en el post sobre la demora de calificación.

¿Tu expediente ha sido denegado o hay silencio? Tienes 30 días

La resolución tiene que indicarte al final qué recursos caben, ante quién y en qué plazo, así que léela hasta la última línea. En una denegación de incapacidad permanente toca presentar primero la reclamación previa ante el INSS, en 30 días hábiles desde el día siguiente a la notificación (comprueba siempre el plazo que figure en tu resolución). Con silencio, puedes presentarla en cuanto se cumplen los 135 días. No apures el plazo: si se te pasa, recuperar el terreno cuesta mucho más.

Se presenta por el Portal de Prestaciones, en un CAISS con cita previa o por correo. Lo que marca la diferencia es el contenido: por qué el dictamen se equivoca con tus limitaciones reales o con tu profesión, y qué informes lo demuestran. En el post sobre la reclamación previa a la Seguridad Social tienes un modelo.

El INSS tiene 45 días para contestarla. Si la desestima o no contesta en ese tiempo, tienes 30 días para presentar la demanda ante el Juzgado de lo Social. Como abogados de incapacidad permanente, llevamos estos casos en los Juzgados de lo Social de Sevilla y del resto de España. Tienes ejemplos en nuestras fichas de invalidez en vía administrativa y de incapacidad permanente total por hernia discal L4-L5.

Preguntas frecuentes